Objetivo General

El objetivo general del curso es proporcionar a los participantes las competencias necesarias para gestionar documentos de manera eficiente utilizando SharePoint.

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Objetivos Específicos

         Comprender los conceptos básicos de SharePoint y su aplicación en la gestión documental.
         Organizar y estructurar documentos de manera eficiente.
         Implementar medidas de seguridad y control de acceso a la información.
         Colaborar efectivamente en un entorno de trabajo digital.
         Automatizar procesos documentales para optimizar la gestión.

Módulo 1

        Introducción A Sharepoint Y Gestión Documental
        Duración: 1,5 horas
        Contenidos:
        ¿Qué es SharePoint y para qué se utiliza?
        Conceptos clave de gestión documental
        Beneficios de la digitalización de documentos
        Estructura básica de SharePoint (sitios, bibliotecas y listas)
        Buenas prácticas iniciales
        Actividad práctica: Navegación guiada por un sitio de SharePoint para identificar funcionalidades clave.

Módulo 2

        Organización Y Estructura De Documentos
        Duración: 1,5 horas
        Contenidos:
        Creación y administración de bibliotecas de documentos
        Estructuración de carpetas vs. metadatos
        Tipos de contenido y clasificación documental
        Control de versiones
        Normas de organización y nomenclatura
        Actividad práctica: Configuración de una biblioteca de documentos con metadatos personalizados.

Módulo 3

        Control, Acceso Y Seguridad De La Información
        Duración: 2 horas
        Contenidos:
        Gestión de permisos y niveles de acceso
        Configuración de usuarios y grupos
        Seguridad de la información en SharePoint
        Auditoría y control de cambios
        Buenas prácticas de protección documental
        Actividad práctica: Configuración de permisos y auditoría en una biblioteca de documentos.

Módulo 4

        Colaboración Y Trabajo En Equipo
        Duración: 2 horas
        Contenidos:
        Trabajo colaborativo en documentos
        Coautoría en línea
        Integración con herramientas de Microsoft 365 (Teams, OneDrive, Outlook)
        Flujos de trabajo básicos (aprobaciones)
        Notificaciones y seguimiento de documentos
        Actividad práctica: Ejercicio de coautoría en un documento compartido.

Módulo 5

        Automatización Y Buenas Prácticas
        Duración: 1 hora
        Contenidos:
        Introducción a Power Automate aplicado a SharePoint
        Automatización de procesos documentales simples
        Optimización de la gestión documental
        Errores comunes y cómo evitarlos
        Cierre y recomendaciones prácticas
        Actividad práctica: Creación de un flujo de trabajo automatizado para la aprobación de documentos.